1. Informații generale
Prin prezenta notă, Fundația EOS – Educating for an Open Society (“Fundația EOS” sau “noi”) vă informează cu privire la modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, precum și cu privire la drepturile pe care le aveți în legătură cu această prelucrare, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (“GDPR”) și cu legislația română aplicabilă în domeniu.
Fundația EOS prelucrează datele cu caracter personal în mod legal, echitabil, transparent și responsabil, cu respectarea principiilor prevăzute de GDPR.
2. Identitatea și datele de contact ale operatorului
Fundația EOS – Educating for an Open Society are sediul în România, localitatea Timișoara, Str. August Treboniu Laurian nr. 5/5, cod poștal 300200, județul Timiș, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor de la Tribunalul Timiș la nr. 1/2003, CUI RO11728990, reprezentată de doamna Gabriela Ford, Director General.
Adresa punctului de lucru: Str. Augustin Laurian Treboniu nr. 5, ap. 5, Timișoara, județul Timiș, cod poștal 300200
E-mail: office@eos.ro
Fundația EOS nu are obligația legală de a desemna un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO), întrucât nu se încadrează în criteriile prevăzute la art. 37 GDPR. Punctul unic de contact pentru orice solicitare privind protecția datelor cu caracter personal este adresa de e-mail de mai sus.
“Fundația EOS – Educating for an Open Society” este o organizație neguvernamentală, non-profit, al cărei scop este dezvoltarea programelor de alfabetizare și incluziune digitală.
3. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate
Fundația EOS colectează și prelucrează doar datele necesare pentru scopurile descrise în prezenta notă, în funcție de tipul de relație pe care o aveți cu noi (participant la programe/evenimente, voluntar, angajat/colaborator, partener, utilizator al website-ului etc.):
• Date de identificare: nume și prenume;
• Date de contact: adresă de e-mail, număr de telefon, instituția/organizația din care faceți parte;
• Date referitoare la participarea la programe și evenimente: date de înscriere, rezultate, informații necesare organizării deplasărilor internaționale (acolo unde este cazul, de exemplu pentru etapele internaționale ale competițiilor);
• Fotografii și materiale video realizate în cadrul proiectelor și evenimentelor organizate de Fundația EOS;
• Date contractuale și financiare: date necesare încheierii și executării contractelor de muncă, prestări servicii sau colaborare, precum și date bancare, acolo unde este necesar pentru plăți sau rambursări.
Fundația EOS nu solicită și nu prelucrează categorii speciale de date cu caracter personal (art. 9 GDPR), cu excepția situațiilor în care o astfel de prelucrare este strict necesară și se realizează cu respectarea garanțiilor prevăzute de lege.
4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării
Datele dumneavoastră sunt prelucrate în următoarele scopuri, fiecare cu temeiul juridic corespunzător prevăzut de art. 6 GDPR:
a) gestionarea relației cu dumneavoastră, inclusiv comunicarea legată de programele și proiectele Fundației EOS — temei juridic: interesul legitim al Fundației EOS de a-și derula activitatea și de a comunica cu participanții și partenerii săi (art. 6 alin. (1) lit. f);
b) încheierea și executarea contractelor de muncă, prestări servicii sau colaborare — temei juridic: executarea unui contract la care persoana vizată este parte (art. 6 alin. (1) lit. b);
c) oferirea de asistență tehnică și remedierea defecțiunilor tehnice care afectează utilizarea programelor derulate de Fundația EOS — temei juridic: interesul legitim al Fundației EOS de a asigura buna funcționare a serviciilor oferite (art. 6 alin. (1) lit. f);
d) organizarea și desfășurarea programelor și proiectelor de alfabetizare și incluziune digitală, la nivel național și internațional, inclusiv a Campionatului Mondial de Microsoft Office Specialist și asistarea câștigătorilor etapei naționale pentru participarea la etapa internațională — temei juridic: îndeplinirea unei sarcini realizate în interes public/interesul legitim al Fundației EOS de a-și îndeplini misiunea statutară (art. 6 alin. (1) lit. f), respectiv, unde este cazul, consimțământul persoanei vizate (art. 6 alin. (1) lit. a);
e) publicarea numelui câștigătorilor competițiilor organizate de Fundația EOS, pe website și pe pagina de Facebook a Fundației, precum și în comunicate de presă — temei juridic: consimțământul persoanei vizate (art. 6 alin. (1) lit. a);
f) realizarea și utilizarea fotografiilor și materialelor video din cadrul proiectelor și evenimentelor, în scopuri de promovare și raportare — temei juridic: consimțământul persoanei vizate (art. 6 alin. (1) lit. a);
g) îndeplinirea obligațiilor legale ale Fundației EOS, inclusiv auditarea și raportarea financiară și raportarea către finanțatori — temei juridic: obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. c).
Contrar unei formulări generale de tipul “toate prelucrările se bazează pe consimțământ”, Fundația EOS își întemeiază fiecare activitate de prelucrare pe temeiul juridic adecvat naturii acesteia, conform enumerării de mai sus. Consimțământul este solicitat doar acolo unde niciun alt temei juridic nu este aplicabil, iar refuzul sau retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrărilor întemeiate pe alte temeiuri juridice.
5. Fotografii și materiale video realizate în cadrul proiectelor și evenimentelor
În cadrul proiectelor și evenimentelor organizate sau la care participă Fundația EOS, pot fi realizate fotografii și materiale video în care apar participanții. Aceste materiale pot fi utilizate în scop de promovare a activității Fundației EOS și de raportare către finanțatori, inclusiv prin publicare pe website-ul Fundației, pe paginile de social media și în materiale de comunicare (rapoarte, broșuri, prezentări).
Realizarea și publicarea acestor materiale se bazează pe consimțământul persoanelor vizate (sau, în cazul minorilor, al părintelui/tutorelui), exprimat înainte de eveniment sau la momentul acestuia. Persoanele vizate își pot retrage oricând consimțământul pentru utilizarea ulterioară a imaginii lor, contactând Fundația EOS la adresa menționată la pct. 2, urmând ca materialele deja publicate să fie retrase în măsura tehnic posibilă.
6. Formulare de pe website și newsletter
Datele completate de dumneavoastră în formularele disponibile pe website-ul www.eos.ro (de exemplu, formulare de contact, înscriere la evenimente sau programe) sunt prelucrate exclusiv în scopul pentru care au fost colectate și pentru a răspunde solicitării dumneavoastră — temei juridic: executarea unor măsuri la cererea persoanei vizate, înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b), respectiv interesul legitim al Fundației EOS de a răspunde solicitărilor primite (art. 6 alin. (1) lit. f).
În cazul în care vă abonați la newsletter-ul Fundației EOS, adresa dumneavoastră de e-mail va fi utilizată exclusiv pentru transmiterea de informații despre activitatea, programele și evenimentele Fundației — temei juridic: consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. a). Vă puteți dezabona în orice moment, printr-un link dedicat inclus în fiecare mesaj transmis sau printr-o solicitare la adresa de e-mail menționată la pct. 2.
7. Politica privind fișierele cookie
Website-ul Fundației EOS utilizează fișiere cookie și tehnologii similare pentru a asigura funcționarea corespunzătoare a site-ului și, unde este cazul, pentru analiză de trafic. Informații detaliate privind tipurile de cookie-uri utilizate, scopul acestora și modul în care vă puteți exprima sau retrage consimțământul sunt disponibile în Politica de Cookie-uri, publicată pe website-ul www.eos.ro.
8. Perioada de stocare a datelor
Fundația EOS stochează datele cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, după cum urmează:
• datele referitoare la participarea la programe și evenimente sunt păstrate pe durata desfășurării proiectului și pe perioada impusă de obligațiile de raportare față de finanțatori (de regulă, până la 5 ani de la finalizarea proiectului, conform cerințelor programelor de finanțare aplicabile);
• datele contractuale (angajați, colaboratori) sunt păstrate pe durata raporturilor contractuale, precum și ulterior, pe perioadele impuse de legislația financiar-contabilă și de arhivare;
• fotografiile și materialele video sunt păstrate pe perioada necesară scopului de promovare și raportare sau până la retragerea consimțământului, dacă aceasta intervine mai devreme;
• datele colectate prin formularele de pe website sunt păstrate pe perioada necesară soluționării solicitării, iar abonații la newsletter, pe durata abonării.
La expirarea perioadelor de mai sus, datele sunt șterse sau anonimizate, cu excepția cazului în care legislația aplicabilă impune o perioadă de păstrare mai lungă.
9. Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal
Fundația EOS poate transmite datele colectate de la dumneavoastră următoarelor categorii de destinatari, obligați, la rândul lor, să respecte cu strictețe prevederile GDPR: furnizori de servicii de consultanță financiară, contabilitate și audit; furnizori de servicii de găzduire web (hosting) și IT; instituții financiar-bancare; autorități publice și instituții de audit, atunci când există o obligație legală în acest sens; finanțatori și parteneri de proiect, în scopul raportării activităților desfășurate în cadrul programelor finanțate.
Datele cu caracter personal nu sunt transmise altor destinatari decât celor menționați mai sus, cu excepția cazurilor impuse prin lege.
10. Transferul internațional al datelor
Ca regulă, datele dumneavoastră nu sunt stocate într-o țară situată în afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European (SEE). În măsura în care, pentru derularea anumitor programe (de exemplu, certificări internaționale), este necesar transferul unor date către parteneri situați în afara SEE, Fundația EOS se asigură că un astfel de transfer are loc doar pe baza unui mecanism de transfer recunoscut de legislația europeană, precum clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, sau către state pentru care există o decizie de adecvare a Comisiei Europene.
Fundația EOS vă poate furniza, la cerere, o copie a garanțiilor aplicate unui astfel de transfer, prin contactarea la adresa menționată la pct. 2.
11. Reguli privind consimțământul minorilor
Fundația EOS nu prelucrează date cu caracter personal ale minorilor cu vârsta mai mică de 14 ani, decât cu consimțământul expres al părintelui, tutorelui sau al persoanei care exercită autoritatea părintească.
Prelucrarea datelor cu caracter personal ale minorilor cu vârsta între 14 și 18 ani se realizează numai dacă și în măsura în care consimțământul este acordat sau autorizat de către părinte, tutore sau persoana responsabilă.
12. Securitatea datelor
Fundația EOS prelucrează datele cu caracter personal cu asigurarea unui nivel adecvat de securitate. Sunt aplicate măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, distrugerii sau deteriorării accidentale a datelor.
De asemenea, Fundația EOS se asigură că orice persoană care acționează sub autoritatea sa și care are acces la date cu caracter personal le prelucrează doar la solicitarea Fundației, cu excepția cazului în care o astfel de obligație rezultă din dreptul Uniunii Europene sau al României.
13. Drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată
În conformitate cu GDPR, aveți următoarele drepturi cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal:
h) dreptul de acces la datele dumneavoastră cu caracter personal;
i) dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
j) dreptul la ștergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”), în cazurile prevăzute de lege;
k) dreptul la restricționarea prelucrării;
l) dreptul de a vă opune prelucrării;
m) dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc într-un format structurat, utilizat frecvent și care poate fi citit automat;
n) dreptul la portabilitatea datelor;
o) dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
p) dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.).
Pentru exercitarea acestor drepturi, puteți trimite o solicitare scrisă și documentată la adresa de e-mail: office@eos.ro.
Înainte de a da curs oricărei solicitări, Fundația EOS se va asigura că sunteți titularul datelor cu privire la care se face solicitarea, putând solicita informații suplimentare în acest scop. Fundația EOS va păstra corespondența purtată cu dumneavoastră în scopul ținerii evidenței solicitărilor și răspunsurilor oferite.
Deși aveți oricând dreptul de a depune o plângere direct la A.N.S.P.D.C.P., vă încurajăm să ne contactați mai întâi, pentru a putea soluționa direct orice problemă legată de datele dumneavoastră.
14. Informații suplimentare
Pentru orice neclarități sau întrebări referitoare la prezenta notă de informare, vă încurajăm să ne contactați la coordonatele menționate la pct.2.
15. Actualizarea prezentei note de informare
Prezenta notă de informare poate fi actualizată periodic, pentru a reflecta modificări ale activității Fundației EOS sau ale legislației aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal. Varianta actualizată va fi publicată pe website-ul www.eos.ro, cu indicarea datei ultimei actualizări. În măsura în care modificările afectează o prelucrare întemeiată pe consimțământul dumneavoastră, vă vom informa și vă vom solicita un nou consimțământ, dacă este necesar.
Ultima actualizare: 2026i